De effectiviteit van een bestuur van een fysiek archief van een bedrijf hangt af van de implementatie van tools en specifieke methodenHet is van cruciaal belang voor een bedrijf om te worden betrokken bij zijn documenten. Veel meer dan een louter juridische dwang te voldoen, archivering is een noodzaak. Het beheer van de huidige records, het intermediair en het beheer van de archieven voor twee diensten niet verdeeld en gecoördineerd tussen hen: de archieven van de dienst en de records archief. Als zodanig, de archivering van papieren documenten is een procedure die snel kunnen worden gecompliceerd als de regels en goede praktijken als ze niet wordt voldaan, zowel in termen van de classificatie in de opslag. Ongeacht de vorm of de activiteit van de vennootschap het beheer van de archieven is een noodzaak.
Ze begon licht, hoewel het is gebaseerd op de acties a priori eenvoudig: de doelstelling van Het archief is aan de ene kant, te behouden en te houden van de documenten van de vennootschap in goede staat, aan de andere kant om ze te vinden of hen terug te keren op elk moment.
Dat is de reden waarom, is het niet gereduceerd tot een eenvoudige opslag om in overeenstemming te zijn met de periode van het behoud van papier, maar is gebaseerd op een uitgebreide beheer van papieren archief, dat deel uitmaakt van een archivering beleid dat effectief en duurzaam is, sinds de oprichting en tot de vernietiging van de archieven. Het beheer van de de huidige en de tussenliggende archief voor administratieve doeleinden vereist specifieke instrumenten en de specifieke methoden, rekening houdend met het instellen van beperkingen in verband met het beheer van documenten.
Dit archivering procedure vereist meer nauwkeurigheid en logica, omdat het omvat: het beheer van Het fysieke archief en de archieven) kan niet worden geïmproviseerd.
Het implementeren van een krachtige en bewezen helpt bij het waarborgen van de toegankelijkheid, de betrouwbaarheid en de integriteit van de documenten. Dit systeem zorgt voor de ondersteuning van het document vanaf de oprichting tot de archivering. Het biedt vele mogelijkheden, zoals de toepassing van procedures en rechten. Met betrekking tot de verordening te voldoen, zijn er ISO-normen die specifiek zijn voor archivering, en in het bijzonder de norm ISO die er voor zorgt: Voor het specifieke geval van de officiële documenten, de norm ISO zorgt voor de regulatie van hun schrijven, zodat de norm ISO, te zij is verantwoordelijk voor het reguleren van de gegevens records. Deze ISO-normen of NF zijn overgebracht naar een indicatief karakter, ze zijn niet verplicht en zijn niet altijd een garantie voor de hoogste kwaliteit. Dit zal nooit genoeg worden herhaald, laat je niet misleiden door de normen. Het is in de uitwisseling met de derde partij archiver, haar ervaring en haar kennis van de werkelijke behoeften, vindt u de luidspreker die u nodig hebt. De archieven zijn beschikbaar voor alle documenten die geproduceerd of ontvangen door een bedrijf tijdens een boekjaar van de activiteit. Daarom moeten ze worden bewaard: ze volgen alle economische en sociale activiteit van de vennootschap. Als hun substraten, ze zijn gevarieerd: Het daadwerkelijke beheer is afhankelijk van het type media wilt opslaan en indelen, maar ook de archivering beleid van de vennootschap (die past bij de organisatie en het type van de activiteit) als de specifieke aard van elk archief (theorie van de drie leeftijden): Gemeenschappelijke Vraagstukken waarmee beleidsmakers op het gebied van classificatie en archivering van zakelijke documenten, archivering van documenten van een bedrijf voldoet aan de basisregels te volgen, te classificeren nuttig, effectief en duurzaam in een set van documenten van een bedrijf. Een of ander moment, een bedrijf geconfronteerd met de problematiek van het archiveren en het indienen die zij moet beheren, nadat u hebt geproduceerd of ontvangen. Laat het verzamelen van de documenten is niet de oplossing Om te zoeken naar een gezonde situatie, zijn er procedures van de ranglijst aangewezen door de algemene term voor Records Management. Het is een hulpmiddel voor records management waarin wordt aanbevolen om ze te behandelen als hun creatie: Het toepassingsgebied is daarom beperkt tot de huidige en intermediaire archieven, rekening houdend met: Het standpunt van normen en voorschriften, Records Management is een proces van archivering ook een vak.
Records Management is het object in van een internationale standaard ISO, in aangekocht door de association française de normalisation (AFNOR) onder de titel NF ISO.
Records Management, daarom wil opnemen en de aandacht van het document, vanaf de oprichting, daarom, stroomopwaarts van de documentaire proces. Dit is de reden waarom het in haar aanpak een classificatie plan of de indeling plan, met inbegrip van: Wat onderscheidt de indeling van de opslagruimte, het is mooi en goed opgezet stroomopwaarts van het management volgens een indeling logisch en hiërarchisch. Het is daarom van essentieel belang om de dienst belast met de uitvoering van de classificatie van plan de juiste vragen te stellen, namelijk: de indeling van De huidige records is fundamenteel, het is gezegd originele en consistent te wijten aan het feit dat hij moet respect hebben voor het leven van de archieven en dat het daarom wordt de reflectie van de activiteit van de vennootschap. Om dit te doen, wordt een classificatie gemaakt van de oprichting van het archief en niet na de feiten, noch de vermindering van de congestie in de stapel van de archieven opgeslagen zonder dat ze werden verwerkt of gesorteerd. Hoe om te classificeren, het vereist discipline Het is een valide methode ongeacht het type van de archieven van de (huidige, voorlopige, definitieve). Het is gebaseerd op het onderscheid te worden gemaakt over de aard van het materiaal: de ranking is snel en efficiënt wanneer het begon al in de productiefase van de archieven. Daarom is het duidelijk dat de oprichting van een classificatie plan is niet geïmproviseerd en vereist veel eisen voldoen om effectief te zijn. Dat is waarom het moet worden gestructureerd aan te passen: Het moet vallen voortdurend in het vooruitzicht van het onderzoek van de documenten (hoe gemakkelijk vinden van een document.) en daarom moeten worden uitgebreid.
Structureel, het plan van de indeling werkt in een logische en gestructureerde manier.
De documenten zijn gecategoriseerd en verdeeld volgens een logische schema s en een hiërarchie van het algemene naar het bijzondere.
Het doel is op te nemen van alle documenten zonder verlies van nauwkeurigheid. Haar uitgebreide karakter is te wijten aan het feit dat hij verantwoordelijk is voor het indienen van alle documenten afspiegeling van de taken van de vennootschap, haar activiteit. Een hele reeks van documenten te worden ingedeeld, ongeacht de aard van de opslag medium (papier, foto, CD-rom, elektronische gegevens) ten Slotte, zijn er drie soorten van de indeling plan op basis van het soort activiteit van de vennootschap (taken en activiteiten), de organisatie (structuur, werking) en door het object. De archieven van een bedrijf zijn een weerspiegeling van zijn activiteit, een voorkeur enige aandacht wordt besteed aan de functionele indeling. Echter, een combinatie van methoden is niet uit te sluiten, op voorwaarde, natuurlijk, niet mengen met de grondslagen van de divisie, en alle mappen op hetzelfde niveau. Tot slot het succes van een classificatie schema zal afhangen van de dienst archief dat de te bouwen resultaat van een perfecte kennis van de werking, activiteiten van het bedrijf en de service die zij beheert. Dit is de reden waarom een onderzoek vooraf is essentieel voor het ontwikkelen van een plan van de indeling van het feit"op maat gemaakt". Dankzij de implementatie van een Records Management binnen het bedrijf, die wil het effectief beheren van het archief, het is nu mogelijk voor dit laatste: het beheer van de archieven onderworpen aan een plan van effectieve classificatie leidt onvermijdelijk tot een versterking van de tijd en van de productiviteit van het bedrijf en een vermindering van de kosten voor het beheer gaat in dezelfde richting. In feite, een classificatie gesystematiseerd archieven omvat een omloop en toegang veel eenvoudiger, en dragen zo bij aan de ontwikkeling van de prestaties van de onderneming. De logica van het archiveren moet rekening houden met de duur van de wettelijke behoud van de documenten in orde om te bepalen hoe lang een producent heeft een belang voor het behoud van de archivalia, en het lot van deze documenten aan het einde van deze periode van tijd. De inventaris Boek het combineren van de hoeveelheid en de waarde van de activa en passiva aangeduid in de inventaris. Het grootboek met de schriften van het boek-tijdschrift op te splitsen volgens het plan van de jaarrekening van de vennootschap, het bijhouden en de controle van de boeken nodig.
